Wikipedia:WikiCon-Handbuch/Konferenzprogramm

WikiCon-Handbuch

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Konferenzprogramm

Call for papers und Verwaltung der Einreichungen

Der Aufruf zur Einreichung von Programmbeiträgen sollte etwa drei bis vier Monate vor dem Konferenztermin starten. Diese Vorlaufzeit ist nötig, da die Programmerstellung mit großem Aufwand verbunden ist.

Es bietet sich an, im Kurier für Einreichungen zu werben. Mehrfach aufzurufen, kann die Planungen erleichtern. Hierdurch kann unter Umständen vermieden werden, dass eine Vielzahl von Vorschlägen erst kurz vor Fristablauf eingeht. Spätestens sieben Wochen vor der WikiCon sollte die letzte Deadline gesetzt werden. Im Kapitel Kommunikation ist ausgeführt, wie die verschiedenen Medien zweckmäßig eingesetzt werden können.

Die Vortragenden sollten etwa Beiträge in den Formaten Vortrag, Workshop, Lightning Talk, Diskussionsrunde und Arbeitsgruppentreffen einreichen können. Weitere Formate sind, abhängig vom Konzept, denkbar. Standardzeitfenster mit einer Länge von 45 Minuten haben sich bewährt, um ausreichend Zeit für Pausen und zum Wechseln der Räume zu haben. Zudem bieten diese Slots die Möglichkeit, die Konferenz stundenweise zu planen (45 Minuten Programm + 15 Minuten Pause), was sich als besonders effektiver Weg erwiesen hat. Generell sollten parallele Tracks generell möglichst die gleiche Länge haben.

Der Einsatz von Softwarelösungen kann den Prozess der Verwaltung von Einreichungen bis zur Zusammenstellung des Programmplans wesentlich vereinfachen. Auch wird oft eine eigene Homepage, die zudem Smartphone-optimiert ist, generiert und bietet damit weitere Ansichtsmöglichkeiten außerhalb der Wiki-Seite. Es sollte dabei aber berücksichtigt werden, dass die Einrichtung solcher Tools oder das Hosting oft komplex sind, weshalb seit 2018 darauf verzichtet wurde. Eine Möglichkeit ist die Verwendung der Open-Source-Software frab. Es ermöglicht, auf einfache Weise die eingereichten Beiträge anzunehmen oder abzulehnen und daraus den Zeitplan zusammenzustellen. Alternativ bietet es sich an, die Einreichungen über ein Formular abzuwickeln und diese mittels Tabellendokumenten zu verwalten.

Bei hybriden Anlässen ist beim Call for Papers auch abzufragen, ob eine Online-Übertragung (Streaming) und eine Aufzeichnung erwünscht sind und ob die Referierenden überhaupt gedenken, vor Ort teilzunehmen. Dies hat enorme Auswirkungen auf die Programmplanung, weshalb auch technische Bedarfe bereits frühzeitig abgefragt werden sollten.

Eine Selbst-Kategorisierung wie beispielsweise in die Themengebiete „Wikipedia als Community”, „Inhalt und Projekte”, „Freies Wissen/Open Data” sowie „Technik und Handhabung” kann, je nach gewünschter Konzeption, bei einer späteren Strukturierung helfen.

Zur Einreichung von Beiträgen sollten folgende Angaben im Formular in jedem Fall abgefragt werden:

• Beschreibung und kurze Zusammenfassung des Beitrags
• Format und Länge
• Namen und Kontakt aller Vortragenden bzw. Beteiligten
• zeitliche Verfügbarkeit der Vortragenden bzw. Beteiligten
• benötigte technische Ausstattung und Bestuhlung vor Ort
• Abfrage zur Erlaubnis von Streaming und Aufzeichnung sowie Einwilligung einer nachträglichen Verwendung
• erforderliche Online- oder Interaktionstools.

Neben der allgemeinen Werbung in den Communitys hinaus kann eine gezielte Ansprache von potenziellen Vortragenden in Betracht gezogen werden. Insbesondere Personen außerhalb der Wikimedia-Projekte, die bereits in den Vorjahren Beiträge eingebracht haben, können erneut angesprochen werden. Auch kann in Erwägung gezogen werden, Personen aus Politik und Gesellschaft als Redner für Keynote-Vorträge zu gewinnen.

Auf der WikiCon-Projektseite sollte die Möglichkeit bestehen, dass Teilnehmende inhaltliche Wünsche platzieren können. In der Vergangenheit hat sich gezeigt, dass dies Teilnehmenden mit einem gleichgelagerten Interesse oder entsprechender Expertise dazu motivieren kann, Beiträge zu diesem Thema einzureichen. Auch hier kann ein explizites Zugehen auf mögliche Referierende ein sinnvoller Weg zur Erfüllung geäußerter Wünsche sein.

Programmformate

In der folgenden Übersicht werden beispielhaft Programmformate vorgestellt:

Format	Ideal	Zu bedenken
Vortrag	um neue Themen zu vermitteln um Hintergründe vorzustellen tiefer einzusteigen	begrenzter Raum für Austausch
Vortrag mit Diskussion	um neue Themen zu vermitteln und gleichzeitig einen Austausch dazu zu ermöglichen um Hintergründe vorzustellen und anschließend gemeinsam Vor- und Nachteile zu erörtern	kann zeitintensiv sein und fordert von Vortragenden eine besondere Disziplin bei der Planung des inhaltlichen Inputs
Workshop/Kurs	zur Vermittlung praktischer Fähigkeiten zur Anwendung zur intensiven Vermittlung in Kleingruppen (ca. 10 Personen)	erfordert entsprechende technische Ausstattung
Lightning Talk (Kurzvortrag)	um unfertige Ideen vorzustellen um zur Mitarbeit in eigenen Projekten aufzurufen	kein tieferer Einblick in Themen möglich
Diskussionsrunde	zum Austausch zu: kurzfristig aufkommenden Themen komplexen Sachverhalten	fehlende Vermittlung der Hintergründe
Podiumsdiskussion	um Themen, die alle betreffen, einem großen Publikum näher bringen als Bühne für externe/prominente Persönlichkeiten	großer Raum nötig Zeitpunkt der Platzierung im Programm ggf. ohne Alternativprogramm
Keynote-Vortrag	um Teilnehmenden andere Perspektiven auf Projekte zu ermöglichen um einen thematischen Schwerpunkt zu setzen	positive und negative Rückmeldungen abwägen, ob ohne Alternativprogramm
Streitgespräch	zur Diskussion kontroverser Themen mit sich gegenüberstehenden Positionen zur aktiven Berücksichtigung aller Positionen	erfordert neutrale Moderation, die ggf. extern zu organisieren und entsprechend zu briefen ist
Exkursion	zum anschaulicher Wissenstransfer zum Wechsel der Location	zeitintensiv, Teilnehmende verpassen andere Beiträge (in der Regel mind. 2 Slots)

Programmzusammenstellung

Zur Zusammenstellung des Programms sollte das Team einen vollen Tag Arbeitsaufwand einplanen. Dies ist erfahrungsgemäß erforderlich, um den ersten Entwurf eines Zeitplans zu erstellen, der anschließend nochmals gründlich auf Unwägbarkeiten geprüft werden sollte vor einer Finalisierung. Die Form eines Workshops hat sich bewährt, um gemeinsam über die Annahme von Beiträgen und den zeitlichen Ablauf zu beraten. Dies kann auch im Rahmen einer Videokonferenz stattfinden. Hilfreich ist, wenn sich die Teammitglieder bereits im Vorfeld einen guten Überblick über die Einreichungen verschafft haben.

Die Ehrenamtlichen haben 2016 weitere Expertise hinzugezogen, um sie bei der Arbeit und Einschätzung der Beiträge zu unterstützen. Ein Beirat aus erfahrenen Aktiven der Wikimedia-Projekte hat jede Einreichung bewertet und dem Team die Auswahl erleichtert. Der erhöhte Koordinationsaufwand sollte berücksichtigt und mit den vorhandenen Ressourcen im Orga-Team abgewogen werden. In den folgenden Jahren wurde auf dieses Verfahren verzichtet.

Bei der Zusammenstellung des Programms sollte vermieden werden, dass ähnliche Themen oder Vorträge, deren Interessentengruppen homogen sind, parallel stattfinden. Gegebenenfalls bietet es sich an, thematisch ähnliche Programmpunkte, nach Rücksprache mit den Präsentierenden, zusammenzulegen. Eine Strukturierung und schematische Darstellung nach Themenblöcken hilft den Teilnehmenden bei der Orientierung. In den letzten Jahren wurde in den Feedbackbögen vermerkt, wie wichtig Zeit für Diskussionen nach Vorträgen ist. Zudem sollten für kurzfristig aufkommende Themen Zeitfenster freigehalten werden.

Die Teilnehmenden haben in den vergangenen Jahren häufig zurückgemeldet, dass sie sich mehr Workshops zur Erlernung praktischer Fähigkeiten wünschen. Insgesamt sollte das Team für eine ausgewogene Mischung der verschiedenen Formate sorgen. Gleichzeitig ist zu berücksichtigen, dass die Zahl paralleler Tracks nicht zu hoch sein sollte. Vier bis fünf parallele Tracks haben sich hierbei als ideale Zahl erwiesen. Weitere Hinweise zur Zusammenstellung des Programmplans:

• Workshops sollten in kleinen bis mittelgroßen Räumen stattfinden
• lockere oder unterhaltende Beiträge sollten in den Abendstunden legen
• bei thematisch ähnlichen Einreichungen Vortragende bitten sich auszutauschen und erwägen Beiträge zusammenzulegen
• Zeitslots können strategisch genutzt werden; z. B. beliebte Referenten und Exkursionen am Morgen setzen, wichtige Themen eher auf späten Vormittag oder Nachmittag

Bei der ersten hybriden WikiCon (2021) war ein Online-Streaming nicht aus allen Räumen möglich; es war auch nicht von allen Präsentierenden ein Streaming gewünscht. Es gab jedoch mehr Bereitschaft für Online-Streaming, als wir realisieren konnten. Es wurden vor allem Vorträge gestreamt, die sich an ein breites Publikum richteten und deren Präsentierende auch mit einer Aufzeichnung einverstanden waren.

Als zeitlichen Rahmen hat es sich in der Vergangenheit bewährt, die WikiCon mit der Eröffnungsveranstaltung am Freitagnachmittag zu starten und mit der Abschlussveranstaltung am Sonntagmittag zu beenden. Dies ist aufgrund der langen An- und Abreise einiger Teilnehmender zweckmäßig. Beim Beginn des Programms am Samstag und Sonntag sollte bedacht werden, dass die Teilnehmenden oft bis in die späten Abendstunden noch Austausch suchen. In der Vergangenheit hat sich daher 10:00 Uhr etabliert.

Freiräume und Pausen im Programm sind für den Austausch untereinander besonders bedeutsam und sollten nicht zu kurz kommen. Gruppenfotos wurden immer am Samstagmittag oder frühen -nachmittag gemacht, hierfür ist Zeit zum Zusammenfinden der Gruppe (inkl. Weg zum Fotopunkt), Koordination des Fotos und ein Puffer zum nächsten Programmpunkt (als Pause für die Teilnehmenden) zu beachten.

Programmpunkte wie Auszeichnungen (WikiEulen-Verleihung) sind von ihrem Zeitrahmen her schwer final zu planen (es kann zu einem Überziehen, aber auch zu einem kürzeren Zeitbedarf kommen). Auswirkungen von Verspätungen aufs Folgeprogramm sind vorab zu bedenken und nach Rücksprache mit den Verantwortlichen auch ein mögliches Vorgehen bzgl. angrenzender Programmpunkte zu besprechen. In den Evaluationen verschiedener Jahre wurde wiederholt der Wunsch nach einem Parallelprogramm geäußert und sich gegen eine Preisverleihung als Stand-alone-Veranstaltung ausgesprochen. Dies muss vom Orga-Team je nach Konzept entschieden werden.

Um nachträgliche Korrekturen zu minimieren, empfiehlt es sich, vor der Veröffentlichung des Programms den Entwurf durch Beteiligte gegenzuprüfen zu lassen. Das Team sollte sich jedoch darauf einstellen, dass auch nach der Veröffentlichung einige Änderungen im Ablauf notwendig sind. Von den Communitys wird erwartet, dass der Programmablauf mit Zeitplan auf der WikiCon-Projektseite eingebunden wird. Zudem haben Wikiseiten den Vorteil, dass sie langfristig bestehen bleiben. In jedem Fall sollte für eine langfristige Archivierung des Programms gesorgt werden. Für die Gestaltung des Ablaufes vor Ort ist zudem eine Ablaufplanung erforderlich, die dem gesamten Orga-Team vorliegen muss. Hierbei muss darauf geachtet werden, dass ggf. stattfindende Anpassungen an allen Stellen stattfinden. Es ist daher darauf zu achten, möglichst wenige Orte zu haben, an denen Änderungen eingepflegt werden müssen. Bei der Nutzung von Tools empfiehlt es sich daher auf Ex- und Importmöglichkeiten zu achten.

Dokumentation

Es empfiehlt sich, die stattfindenden Vorträge und Diskussionen der Konferenz zu protokollieren. Dies ermöglicht Personen, die nicht teilnehmen können, die Ergebnisse und Diskussionsverläufe nachzulesen. Zur Dokumentation der Ergebnisse hat sich der Einsatz des Texteditors Etherpad etabliert. Dieses Tool hat den Vorteil, dass in Echtzeit viele Personen parallel mitschreiben können und es keine Bearbeitungskonflikte gibt. Es ist jedoch zu beachten, dass eine solche Protokollierung kein Selbstläufer ist und daher ein aktives Management durch das Orga-Team (z. B. durch die Raum-Engel) erforderlich ist. Das Protokoll einer automatisierten Schriftdolmetschung eignet sich nicht ohne umfangreiche Nachbearbeitung als dokumentiertes Gesprächsprotokoll, da hier vor allem auch Füllworter dokumentiert werden, die ein Verständnis des Gesagten erschweren. Zudem findet keine Trennung nach sprechender Person statt.

Hinweise zum sinnvollen Einsatz von Etherpads:

• Vorab auf der Programmseite einen Link zu dem jeweiligen Pad bereitstellen und eine Struktur vorbereiten.
• Zum Mitschreiben in Eröffnungveranstaltung und durch Raumengel in Vorträgen werben.
• Gegebenenfalls Verantwortliche für die Dokumentation der Beiträge benennen.
• Im Anschluss von Projektseiten auf Protokolle verweisen.

Im Anschluss der WikiCon können die Etherpads auf Wikiseiten überführt werden, um die Inhalte langfristig zu archivieren und sie vor Vandalismus zu schützen. Auf diesen Arbeitsaufwand verzichten viele Orga-Team, da die Etherpads auch über eine Versionsgeschichte verfügen.

Eine weitere Möglichkeit ist die Videoaufzeichnung von Beiträgen. Dies stellt eine besondere Form der Teilhabe von abwesenden Personen dar. Ehrenamtliche oder Dienstleister mit entsprechender Expertise können hierzu eingebunden werden. Wegen des hohen technischen und personellen Aufwands wurden Videoaufzeichnungen bei den vergangenen WikiCons, mit Ausnahme der WikiCons 2021 und 2022, jedoch nur in begrenztem Maße umgesetzt. Zudem sollte beachtet werden, dass es eine größere Anzahl Aktiver gibt, die nicht gefilmt werden möchten. Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistenden ist für die Umsetzung einer hybriden WikiCon eigentlich unerlässlich, um hier einen reibungslosen Ablauf sicherstellen zu können.

Erfahrungsgemäß laden Ehrenamtliche viele Bilder der WikiCon auf Wikimedia Commons hoch. Hier sollte für eine Strukturierung in Form der Kategorisierung Sorge getragen werden.

Die Aufzeichnungen wurden 2021 erst zwei Monate nach der WikiCon auf Wikimedia Commons hochgeladen. Es lohnt sich, den Publikationsprozess mit Datenaufbereitung, Schnitt, Upload, Beschreibung und Kommunikation vorab zu planen. Auch der Koordinationsaufwand zum Einholen der Zustimmungen der Aufgezeichneten sollte nicht unterschätzt werden. – Die Rückmeldungen der Aufgezeichneten kamen 2021 und 2022 jeweils nur sehr schleppend bis gar nicht.

Anmerkungen und Verweise

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