Ausfertigung (Aktenkunde)

Als Ausfertigung bezeichnet man in der Aktenkunde und Quellenedition diejenige Fassung eines Schriftstücks, die zu seinem Adressaten auf den Weg gebracht worden ist, im Unterschied zu der beim Aussteller verbliebenen Fassung. Der Begriff zielt nicht auf die Unterscheidung zwischen Konzept und Reinschrift bzw. zwischen Urschrift und Abschrift, wird aber oft fälschlich in diesem Sinne verwendet.

Genese eines Schriftstücks

Ein Schriftstück wie ein privater Brief oder ein behördliches Schreiben durchläuft bei seiner Entstehung normalerweise verschiedene Stadien. Zumeist wird es erst als Konzept entworfen (oft ohne die formellen Anfangs- und Schlusswendungen der endgültigen Fassung), dann (eventuell mehrfach) überarbeitet und korrigiert, um am Ende in Form einer unterschriebenen (vollzogenen) Reinschrift (die wiederum Korrekturen oder Ergänzungen enthalten kann) seinem Adressaten zugeleitet zu werden.

Manche Schriftstücke gelangen nie zur Ausfertigung, etwa weil die Korrespondenz bzw. der Geschäftsgang vorher abgebrochen wird; trotzdem bleiben dann oft Konzepte oder Reinschriften, mitunter sogar unterzeichnete Reinschriften, erhalten. Von einer Ausfertigung spricht man aber nur dann, wenn das Schriftstück tatsächlich an seinen Adressaten abgegangen ist; erreicht es ihn, spricht man von einer behändigten Ausfertigung.

Die für die Ausfertigung benutzte Vorlage wird vom Aussteller in der Regel aufbewahrt; eine Behörde nimmt sie „zu den Akten“. Gelegentlich bleiben auch mehrere Vorgängerfassungen erhalten, die sowohl Konzepte als auch Reinschriften oder Abschriften sein können. Ausschlaggebendes Kriterium für eine Ausfertigung ist also nicht die Reinschrift oder die Unterzeichnung des Schriftstücks, sondern allein sein Abgang an den Adressaten – sogar unabhängig davon, ob es bei ihm tatsächlich ankommt oder nicht, denn die Ausfertigung kann auch unterwegs verlorengehen, abgefangen werden oder mangels Zustellbarkeit zum Absender zurückkehren.

Literatur

• Friedrich Beck und Eckart Henning (Hrsg.): Die archivalischen Quellen. Mit einer Einführung in die Historischen Hilfswissenschaften. 3., überarbeitete und erweiterte Auflage. Böhlau Verlag, Köln, Weimar, Wien 2003, ISBN 3-412-05702-9, S. 84f.
• Michael Hochedlinger: Aktenkunde. Urkunden- und Aktenlehre der Neuzeit. Böhlau Verlag, Wien und Oldenbourg Verlag, München 2009, ISBN 978-3-205-78296-4, S. 88f.
• Jürgen Kloosterhuis: Amtliche Aktenkunde der Neuzeit: Ein hilfswissenschaftliches Kompendium. (pdf; 309 kB) In: Archiv für Diplomatik. Band 45, 1999, S. 465–563, archiviert vom Original am 24. Dezember 2012; abgerufen am 31. Januar 2022 (wiedergegeben auf gsta.spk-berlin.de). 
• Angelika Menne-Haritz: Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Lehrmaterialien für das Fach Archivwissenschaft (= Veröffentlichungen der Archivschule Marburg, 20). 2. Auflage, Marburg 1999, S. 48 (Schlüsselbegriffe der Archivterminologie. Archiviert vom Original am 18. April 2003; abgerufen am 31. Januar 2022 (Online-Version in Listenform). ).