Wikipedia:Förderung/Wikimedia Deutschland/Digitale Kostenerstattung

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Digitale Kostenerstattung Eines der zentralen Anliegen von Wikimedia Deutschland ist es, Aktivitäten von Freiwilligen in vielfältiger Weise – nicht zuletzt finanziell – zu fördern, um so Freies Wissen zu stärken. So können z. B. Projekte von Wikimedia Deutschland gefördert oder auch der Kauf von Büchern im Rahmen eines Literaturstipendiums erstattet werden. Für die Erstattung von angefallenen Kosten bietet Wikimedia Deutschland einen digitalen Abrechnungsprozess.

Hintergrund

Die Abrechnung von Kosten ist ein Prozess, bei dem verschiedene finanzrechtliche Rahmenbedingungen gelten. Daher war es lange Zeit notwendig, dass das Formular „Antrag auf Kostenerstattung“ händisch unterschrieben und Originalbelege für die einzelnen Positionen bei Wikimedia Deutschland eingereicht wurden.

Seit 2022 gibt es mit der digitalen Kostenerstattung einen digitalisierten Abrechnungsweg. Der Postversand von Originalbelegen und eine händische Unterschrift entfallen daher.

Vorgehen

Für die Abrechnung von entstandenen Kosten kannst du das Formular in deutscher oder englischer Sprache nutzen. Die Abrechnung erfolgt in vier Schritten:

1. Bitte gib zunächst im Feld „Projekt/Zweck der Reise“ den Namen des von Wikimedia Deutschland geförderten Projektes bzw. der Veranstaltung an (für ein „Literaturstipendium“ kannst du bspw. diesen Begriff nennen, für die Teilnahme an einer „WikiCon“ diesen Veranstaltungsnamen), in dessen Rahmen die Kosten entstanden sind. Bitte rechne die Kosten für jede Förderung einzeln ab!
2. Befülle das Feld „Deine Ansprechperson bei Wikimedia“ mit deiner Kontaktperson (z. B. die Person, mit der du im Team Communitys und Engagement Kontakt hattest). Damit erleichterst du Wikimedia Deutschland die interne Zuordnung und vermeidest Verzögerung bei der Erstattung der Kosten.
3. Bitte gib stets vollständig deine für die Kostenerstattung relevanten Daten in den entsprechenden Feldern an. Die Kontaktdaten benötigen wir für eventuelle Rückfragen. Die Auszahlungsdaten helfen uns, die Erstattung korrekt durchzuführen. Sollte das Geld auf ein Konto erstattet werden, welches nicht dir gehört, so gib hierfür eine Begründung an. Diese ist für unsere Buchhaltung essentiell.
4. Die E-Mail-Adresse und die IBAN werden automatisch auf ein korrektes Format geprüft. Gegebenenfalls wird eine Fehlermeldung angezeigt, wenn diese unvollständig oder fehlerhaft sind. Dies dient auch deiner Sicherheit, damit die Erstattung nicht auf ein falsches Konto erfolgt.

Für die Abwicklung der Kostenerstattung sind folgende Daten zwingend erforderlich:

• Name des Projekts, der Unterstützungsleistung oder des Zwecks der Reise
• Realname (bestehend aus Vor- und Zuname)
• E-Mail-Adresse
• Kontodaten (für SEPA-Banküberweisungen insb. IBAN, für Non-EU-Überweisungen weitere Daten)
• für jede Position der Kostenerstattung:
  • Datum, an dem die Kosten entstanden sind
  • Beschreibung der entstandenen Kosten (z. B. „Fahrtkosten von München nach Berlin“)
  • Betrag in EUR (ggf. musst du für Fremdwährungen Umrechnungsbelege angeben, siehe hierzu FAQ)
  • Beleg (z. B. Rechnung, Ticket oder Umrechnungsbeleg; du kannst zu einer Position mehrere Belege hochladen – Belege können als .pdf, .jpg oder .png hochgeladen werden, sie müssen gut lesbar sein und die Dateigröße sollte pro Beleg nicht mehr als 2 MB betragen)
• rechtsverbindliche Bestätigung der Vollständig- und Richtigkeit der Daten

Du kannst vollständig ausgefüllte Anträge auf Kostenerstattung (hierfür muss für jede Position mindestens ein Beleg hochgeladen sein) direkt elektronisch an Wikimedia Deutschland schicken. Im Anschluss kannst du noch eine Kopie für deine Unterlagen herunterladen. Solltest du noch nicht für jede Position einen Beleg haben, so steht dir die Möglichkeit zur Verfügung, den Antrag herunterzuladen, später selbst weiter zu bearbeiten und an das Team Communitys und Engagement oder deine Ansprechperson für diese Kostenerstattung zu senden. Bitte hebe die Belege der einzelnen Positionen in jedem Fall bis zum Erhalt der Kostenerstattung (Geldeingang auf deinem Konto) auf.

Das Formular berechnet selbstständig die Gesamtsumme. Durch die Software wird ein zusammengefügtes PDF aus Antrag und Anhängen erzeugt. Nach dem Absenden des Antrags auf Kostenerstattung kümmert sich Wikimedia Deutschland um die Bearbeitung und Überweisung. Dies nimmt üblicherweise rund zwei Wochen in Anspruch. In Einzelfällen kann es durch Unklarheiten (z. B. fehlende Belege) vorkommen, dass die Bearbeitungszeit länger ausfällt. Bei Unsicherheiten oder Unklarheiten wende dich bitte an communitywikimedia.de. Das Team Communitys und Engagement gibt gern Auskunft zum aktuellen Stand des Prozesses.

Rückfragen

• Für alle technischen Fragen steht Sandro Halank (WMDE) als Produktmanager dieses Services zur Verfügung.
• Für alle inhaltlichen Fragen rund um die Förderung von Wikimedia Deutschland steht das Team Communitys und Engagement gern jederzeit unter communitywikimedia.de zur Verfügung.