Wikipedia:WikiCon 2015/Kurzkonzept

WikiCon 2015 – Kurzkonzept

Hintergrund und Bedeutung

Die WikiConvention (WikiCon) ist ein jährlich stattfindendes Treffen im deutschsprachigen Raum für und durch Menschen, die die Wikipedien und ihre Schwesterprojekte mit Leben erfüllen. Die erste Veranstaltung dieser Art wurde 2010 in Lüneburg unter dem Namen Skillshare ausgerichtet. Auf der WikiCon treffen sich aktive Wikipedianer, um über strukturelle und inhaltliche Fragen der Gegenwart und Zukunft bei der Erstellung einer Online-Enzyklopädie sowie der Ausgestaltung und Durchführung der verschiedenen Wikimedia-Projekte zu beraten, neue Projekte zu initiieren und über Konfliktfelder in einem erweiterten Rahmen zu diskutieren.

Neben dem fachlichen Austausch dient die WikiCon auch der sozialen Bindung und Stärkung der Wikipedia-Community (so lernen sich Wikipedianer hier z.T. erstmals persönlich kennen). Als Ergänzung zu regionalen Zusammenkünften sowie Fachbereichstreffen ist sie überregional und fachübergreifend ein wichtiger Motivationsfaktor.

Die durchschnittlich von rund 220 Personen besuchte Convention fand bisher viermal, jeweils im Spätsommer oder Herbst, statt. Das Logo der WikiCon wurde 2011 durch einen Wettbewerb bestimmt und wird seitdem mit dem jeweiligen Veranstaltungsort und -termin angepasst.

Zielsetzung

Die WikiCon hat das Ziel, die Artikel- und Projektarbeit sowie Konzepte einzelner Wikipedianer anderen Community-Mitgliedern vorzustellen und Raum für Diskussionen über die zukünftige Entwicklung zu schaffen sowie neue Freiwillige für bestimmte Projekte zu begeistern. Arbeitsschwerpunkte von Wikipedia- und Schwester-Projekten können während der WikiCon als thematischer Block umfassend dargestellt und einem breiten Publikum vorgestellt werden. Ausdrücklich erwünscht ist die Initiierung neuer Projekte im Wikimedia-Universum und die Vernetzung der Interessenten untereinander.

Die WikiCon gibt aufgrund ihrer – teilweise – freien Programmgestaltung die Möglichkeit, auf aktuelle Probleme zeitnah zu reagieren und diese in einer größeren Gruppe der Community umfassender zu diskutieren. Darüber hinaus können in diesem Rahmen, gemeinsam mit den Freiwilligen, neue technische und inhaltliche Entwicklungen der Wikimediachapter WMDE, WMCH, WMAT und der Foundation (WMF) vorgestellt und diskutiert werden. Die Zusammenkünfte der Wikipedianer stellen darüber hinaus einen wichtigen Beitrag zur Konfliktbewältigung und Motivation innerhalb des Projektes dar. Insgesamt soll auch Raum für persönliche Gespräche geschaffen werden, um vorhandene Differenzen, die über eine schriftliche Kommunikationsebene nur schwierig zu überwinden sind, zu minimieren bzw. zu lösen.

Ein besonderer Schwerpunkt ist die Auszeichnung, Wertschätzung und Würdigung besonderer Leistungen sowie motivationsfördernder Projekte und Initiativen einzelner Wikipedianern und von Gruppen von Freiwilligen. Im Rahmen der Ehrung von Wikipedianern und Projekten wird das breite Spektrum der unterschiedlichen Arbeiten im Wikimedia-Universum abgebildet und gestattet so die Chance auf verstärkte Wahrnehmung der Arbeit der Mitarbeiter in weniger beachteten Bereichen und Projekten und eine breite Vernetzung der Freiwilligen.

Die Einbindung lokaler Akteure oder Partner wird durch das lokale Orgateam geplant. Bisher bestehen z.B. Kontakte zur SLUB und der TU Dresden. Weitere Vorschläge dazu können durch lokal tätige Freiwillige eingebracht werden.

Produktivität und Ergebnisorientierung

Ausgehend von den Erfahrungen vergangener Conventions, wird vom Programmteam und ggf. Moderatoren ein verstärkter Fokus auf die inhaltsorientierte Anpassung der Programmformate gelegt. Die Sessions werden themenorientiert strukturiert, inhaltlich von den Autoren angekündigt und die technischen, organisatorischen und personellen Möglichkeiten bereitgestellt, die Ergebnisse und Erkenntnisse angemessen zu dokumentieren. Die Referenten werden gebeten, ein Fazit ihrer Veranstaltung zu ziehen.

Durch Implementierung geeigneter Formate für einzelne Sessions sollen die Voraussetzungen produktiver und ergebnisorientierter Gespräche geschaffen werden. So wurden in der Vergangenheit die Formate BarCamp, World-Café und „Wohnzimmer“/„Gute Stube“ eingeführt, um Last-Minute-Angebote und während der Convention auftretende Gesprächsbedarfe abfangen zu können bzw. sehr strittige und on-wiki heiß diskutierte Themen konstruktiv bearbeiten und angemessen besprechen zu können.

Es ist geplant, kleinen Gruppen von Wikipedianern (Redaktionen, Projekte, Arbeitsgruppen, Schiedsgericht …) angemessenen Raum für inhaltliche Besprechungen und die Klärung spezifischer Problemstellungen zu geben. In der Regel ist eine große Zahl der Mitarbeiter ohnehin vor Ort; so kann ein effizienter Einsatz zeitlicher und finanzieller Ressourcen gewährleistet werden. Ausgehend von den Impulsen der WikiCon sollen einzelne Wikipedianer oder Gruppen anregt werden, ihre Projektidee zu verwirklichen. Dazu können bereits auf der WikiCon thematische Arbeitsgruppen gebildet und Erste Schritte formuliert und vorbereitet werden, die die eigenständige Projektplanung ermöglichen und zum Erfolg des Projektes beitragen. Um die Ergebnisse der WikiCon besser zu beurteilen, werden alle Teilnehmer um eine Auswertung der Veranstaltung gebeten. Die praktische Eignung der einzelnen Instrumente (Umfrage, Feedbackbogen, Lessons Learned on wiki …) wird gegenwärtig eruiert.

Nachhaltigkeit

Wir wollen die WikiCon als einen jährlichen Höhepunkt für deutschsprachige Wikipedianer nachhaltig gestalten. Dazu zählt nicht nur die Weitergabe von organisatorischem Know-How durch das Orgateam. Im Fokus stehen vor allem die, in der Programmstruktur abgebildeten, inhaltlichen Schwerpunkte der Convention:

Ergebnisberichte vergangener Projekte / Lessons Learned / Ausblicke …
Erfahrungsaustausch in regionalen und inhaltlichen Gruppen (Projekte, Redaktionen, Portale)
interdisziplinärer Erfahrungsaustausch (WM** ? Freiwillige; Wikidata ? Wikimedia Commons; Fotografen ? Artikelschreiber; Obersorbische und Alemannische Wikipedianer; …)
Austausch zwischen neuen und erfahrenen Akteuren (best practice; welche Helferlein gibt es?; wie kann ich noch besser / noch schneller Artikel schreiben? Wie funktioniert dieses Huggle? Wen kontaktiere ich, wenn ich Hilfe in einem speziellen Bereich brauche?)
zukünftige Entwicklungen (z.B. im Softwarebereich, der Datenstrukturierung …)
Zukunftsperspektiven in der Wikipedia
Konfliktmanagement in der Wikipedia (Implementierung/Beibehaltung von Formaten zur Diskussion schwieriger Themen und komplexer Konfliktfelder)
Partnerschaften mit regionalen Akteuren
Unterstützung lokaler Aktivitäten
Socializing: Vernetzung der Wikipedianer untereinander (auch Initiierung neuer Projekte) / mit Schwesterprojekten / mit Partnern
Motivation, Lobkultur, Wertschätzung, Auszeichnungen und Anerkennung der Leistungen von Freiwilligen im Projekt in einem angemessenen Rahmen u.a. zur langfristigen Bindung von Autoren und Mitarbeitern

Zeitrahmen

Zur Entzerrung des Programmes hat sich der Zeitraum von 3 Tagen (2 halbe und ein voller Veranstaltungstag) bewährt.

Teilnehmer / Zielpublikum

Teilnehmer der WikiCon sind erfahrungsgemäß ca. 200/220 Aktive der deutschsprachigen Wikipedia und anderer deutschsprachiger Wikimediaprojekte (wie Wikisource, Wikivoyage, u.a.) ergänzt durch Wikimedia Commons und Wikidata. Hinzu kommen einzelne Aktive der kleinen Sprachen, die sich seit 2011 regelmäßig auf der WikiCon treffen. Außerdem sind Vertreter verwandter Projekte, mit denen der Austausch gesucht und eine Zusammenarbeit angestrebt wird, wie Regiowikis oder OpenStreetMap, anwesend. Darüber hinaus sind die Mitarbeiter der Chapter und der Foundation sowie interessierte Besucher, die den Kontakt und den Austausch mit den Projektmitarbeitern suchen, willkommen.

In Abhängigkeit vom Austragungsort und der thematischen Ausgestaltung einzelner Veranstaltungen (z.B. Festveranstaltung / Preisverleihung u.ä.) nehmen u.U. ausländische Besucher, Festredner und Gäste an der WikiCon teil. Die Einbindung lokaler Akteure oder Partner in das Programm der WikiCon wird durch das Orgateam in Absprache mit WMDE geprüft. Mögliche Akteure sind dabei Archive, Bibliotheken, Museen, Touristikvereine, Universitäten oder Organisationen, mit denen bereits im Vorfeld erfolgreich zusammengearbeitet wurde.

Austragungsort

Lüneburg 2010

Nürnberg 2011

Dornbirn 2012

Karlsruhe 2013

Köln 2014

Dresden 2015

Kempten 2016

Orte der WikiCon

Vergangene Veranstaltungen

Zukünftige Veranstaltungen

Der jährliche Wechsel des Austragungsortes bietet die Chance der Einbindung lokaler Stakeholder und Wikipedianer, die sich derzeit noch nicht an Aktivitäten im Wikimedia-Universum beteiligt haben. Durch die beratende Unterstützung von Mitgliedern vorheriger Orga-Teams wird eine kontinuierliche Weitergabe der Erfahrungen gewährleistet. Die Einbindung neuer Teammitglieder stärkt Eigenverantwortlichkeit und schafft Voraussetzungen, dass die Teammitglieder in der Zukunft befähigt sind, die gewonnenen Erfahrung in der Organisation, Planung und Durchführung der Convention auch in anderen Projekten einzusetzen und weiteren Wikipedianern zu vermitteln.

Ausgehend von den Erfahrungen und Auswertungen der Lessons Learned der letzten WikiCons wurde 2014 ein Ablauf- und Organisationsplan erarbeitet, um Standards in der Planung und Durchführung einer WikiCon zu definieren, die die Suche nach einer zukünftigen Location und die alljährlichen Durchführung vereinfachen soll.

Anforderungen an die WikiCon-Location

Allgemeine Anforderungen an den Veranstaltungsort sind:

Tagungsräume für insgesamt min. 250 Personen
Übernachtungsmöglichkeiten im Veranstaltungsgebäude oder näherem Umkreis für min. 200 Personen
- Übernachtungsorte sollten nicht zu weit auseinander liegen, damit abends die Gruppen nicht auseinandergerissen werden
ausreichende Anzahl (ca. 7) kleinerer Tagungsräume (Kapazität je ca. 40 Personen) für Diskussionsrunden und Workshops, wünschenswert wäre:
- eine vorhanden IT-Ausstattung in den Räumen
- eine Möglichkeit zur Abdunklung von Räumen
- flexible Bestuhlung
- in Abhängigkeit vom Bedarfe: zusätzliche separate Räume für das Orgateam, eine Kinderbetreuung, ein Materiallager, eine Garderobe/Gepäckaufbewahrung und die Referentenvorbereitung
Internetzugang (WLAN) für 250 Personen muss gewährleistet werden können (Zugang muss für mindestens 500 Geräte gleichzeitig ausreichen)
Barrierefreiheit
Verpflegung muss gestellt werden können (im Haus oder durch Caterer)
großer Saal für Auftakt-/Abschlussveranstaltung mit Kapazität für alle Teilnehmer (kann auch in näherer Umgebung liegen)

Anforderung an die veranstaltende Region 2015

In der Vergangenheit befanden sich die Veranstaltungsorte der WikiCons v.a. im Südwesten und Westen des deutschen Sprachgebietes (Dornbirn, Karlsruhe, Köln, Nürnberg). Eine weitere geplante Großveranstaltung, die WP:WikiDACH, soll im Nordosten (Schwerin) stattfinden. Um neue Regionen zu erschließen und neue Teilnehmer zu gewinnen ist es uns ein Anliegen, dass die nächste WikiCon erstmals in „Mitteldeutschland“ stattfindet. Außerdem soll eine aktive Gemeinschaft lokaler und regionaler Wikipedianer in die Planungen der WikiCon eingebunden werden. Um die Anreise auch aus entfernten Regionen nicht zu erschweren, ist eine Anbindung des Veranstaltungsortes an eine ICE/ IC-Strecke wünschenswert.

Alle drei Kriterien werden in Dresden erfüllt. Neben der geografischen Lage und der guten Erreichbarkeit gibt es in Dresden – wie auch anderen Städten – langjährig aktive Wikipedianer, seit Jahren regelmäßige Teilnahmen an lokalen Veranstaltungen (Lange Nacht der Wissenschaften, Geschichtsmarkt u.a.) sowie einen der am längsten bestehenden Stammtische der deutschsprachigen Wikipedia (seit 2004; 100. Stammtisch im Mai 2015, sh. WP:DD).

Mit Dresden wird auch ein räumlicher „Abstand“ zu der 2014 durchgeführten Community-Veranstaltung in Köln und den vorhergehenden WikiCon-Austragungsorten im Süden geschaffen. Das Orgateam hat WMDE Vorschläge für konkrete Veranstaltungslocations unterbreitet, die von WMDE in Absprache mit dem Orgateam technisch, organisatorisch und finanziell geprüft werden. Nach Abschluss der Prüfungsphase erfolgt(e) eine Auswahl des Ortes nach Abwägung der Kriterien durch das Orgateam und den beteiligten WMDE-Mitarbeitern.

Durchführung

Um die Kontinuität der Veranstaltung(s-Reihe) zu gewährleisten wird das 2015er-Team von einigen Mitgliedern der Orga-Teams 2013/14 und weiteren erfahrenen Wikipedianern unterstützt. Darüber hinaus kann das Orgateam auf zahlreiche 2014 entwickelte Ablaufpläne für die Organisation einer WikiCon und auf umfangreiche Auswertungen der Lessons Learned zurückgreifen, die eine praktische Hilfestellung bei der Strukturierung der Aufgaben bieten. Alle Aufgabenpakete wurden 2014 geclustert und mit entsprechenden Deadlines versehen, die von allen Teammitgliedern einsehbar sind, sodass bei Überschreitungen / Verzögerungen sofort entsprechende Maßnahmen ergriffen werden können.

Um auch bei Unterbrechung der Verfügbarkeit einzelner Teammitglieder (wegen Krankheit, Verpflichtungen aus dem Arbeitsleben, Urlaub …) eine kontinuierliche Fortsetzung der Arbeit zu gewährleisten, werden alle Teams mit Doppelspitzen besetzt. Im Arbeitswiki wird ein Statusreport angelegt, der darüber Aufschluss gibt, wer erreichbar ist. Im Jahr 2014 hat sich bewährt, dass auch die mit dem Projekt vertrauten Verantwortlichen bei WMDE diesen Statusreport permanent aktualisieren.

Das Orga-Team aus ehrenamtlichen Wikipedianern begleitet den Kommunikationsprozess mit der Community während der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Convention, führt Gespräche und begleitet die Entscheidungsprozesse bezüglich der Konferenzthemen. Die Weitergabe der Erfahrungen in Form einer Dokumentation sichert die nachhaltige Einbeziehung der wichtigsten Beteiligten der zukünftigen Conventions.

Projektleitung

Die inhaltliche Projektleitung wird durch ein ehrenamtlich arbeitendes Orgateam aktiver Wikipedianer mit festgelegten Zuständigkeitsbereichen übernommen, die organisatorisch durch Mitarbeiter von WMDE unterstützt werden. Die finanzielle Planung und Koordination erfolgt nach gemeinschaftlicher Abstimmung. Die Projektleitung, die Strukturierung der Ablaufpläne, die Durchführung der WikiCon sowie die Kommunikation mit der Community wird durch das nachbenannte Orgateam gewährleistet.

Um eine kontinuierliche Arbeit des WikiCon-Orga-Teams zu gewährleisten, wird das gegenwärtige Team durch Mitglieder vergangener WikiCon-Orga-Teams und von Wikipedianern, die ihr Interesse bekundet haben, eine zukünftige WikiCon auszurichten, unterstützt und begleitet.

Aufgaben und Zuständigkeitsbereiche

Die Organisatoren des Projektes WikiCon aus der Community arbeiten ausschließlich ehrenamtlich. Sie werden von WMDE-Mitarbeitern unterstützt.

Die vergangenen Veranstaltungen haben gezeigt, dass es innerhalb des Orga-Teams eine klare Aufgabenteilung und Festlegung der Verantwortlichkeiten geben muss. Aufgabenbereiche sind:

Inhaltliche Planung / Koordination mit der Community
1. Programmplanung,
2. Thematische/Inhaltliche Cluster (Kleine Sprachen, Schwesterprojekte, kl. Redaktionstreffen, u.a.)
3. Social Area (Postersession, Open Space)
4. Abendveranstaltung,
5. Exkursionen/Fototouren/Ausstellungsbesuche
Organisatorische Planung
1. Veranstaltungsort, Catering, Übernachtung, Hotelkontingente
2. Anmeldung
  1. Teilnehmerverwaltung
  2. Welcome Desk/Anmeldung/Info
  3. (Tagungsbüro)
3. Teilnehmerunterlagen und Give-Aways, Layout
4. Technikkoordination (Internet/WLAN und Konferenztechnik),
5. Kinderbetreuung
Finanzielle Planung und Finanzcontrolling
Kommunikation intern/extern
1. Helferkoordination
2. Virtuelles Vorzimmer
3. Social Media
4. Pressearbeit

Für jeden dieser Bereiche werden ein Hauptverantwortlicher und ein Stellvertreter benannt, der unterstützt und während des Urlaubes oder unvorhergesehener Ausfälle (Familie, Job, Krankheit, …) die Aufgaben auch ohne gesonderte Einarbeitung ad hoc übernehmen kann. Darüber hinaus gibt es feste Ansprechpartner bei WMDE, die die Freiwilligen in den jeweiligen Bereichen unterstützen.

Inhaltliche Planung / Koordination mit der Community

Nach dem Community-Feedback der letzten Veranstaltungen hat sich die Programmgestaltung mit fest gesetzten Anteilen, wie Panels, Workshops, Vorträgen und World-Café(s), sowie BarCamp-Sessions und Freiräumen bewährt. Eine Umfrage vor der WikiCon 2014 in Köln ergab, dass für den überwiegenden Teil der Teilnehmer der klassische Konferenzteil mit fest geplanten Beiträgen sehr wichtig ist. Weniger als 5 Prozent gaben an, darauf verzichten zu können. Jedoch werden auch die offenen und spontan anberaumten Beiträge von 2/3 der Befragten als wichtig empfunden, die etwa 25 Prozent des Programmes ausmachen sollen. Das spiegelt sich auch bei der Frage nach den Formaten, die auf jeden Fall angeboten werden sollen wieder: 74 Prozent wünschen sich „Unverplante Zeit zum Klönen, Quatschen, Leute kennenlernen“, 68 Prozent Vorträge, 65 Prozent Workshops und 56 Prozent Diskussionsrunden.

Je nach Veranstaltungsort und Interesse können auch Exkursionen und ggf. Besuche von Kultur- und Forschungseinrichtungen angeboten werden. Darüber hinaus werden thematische Abendveranstaltungen, Preisverleihungen und ähnliches in das Programm eingebunden. Inhaltlich und organisatorisch werden die Planungen zwischen dem Orgateam der Community und WMDE abgestimmt und öffentlich kommuniziert. Der finanzielle Bedarf, Logistik und technische Anforderungen werden eruiert und abgestimmt.

Die Erfahrungen der vergangenen Conventions haben gezeigt, dass eine strukturierte und engagierte Herangehensweise bei der inhaltlichen Planung der Sessions an die jeweiligen Rahmenbedingungen und Erfordernisse flexibel angepasst werden muss. Dabei stehen Produktivität und Ergebnisorientierung im Vordergrund, die eine nachhaltige Entwicklung, verstärkte Einbeziehung von regionalen Akteuren sowie ein kontinuierliches Engagement der freiwillig agierenden Mitarbeiter der Projekte gewährleistet.