Wikipedia:WikiCon 2021/Mitmachen

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Arbeitspakete

Die Arbeitspakete einer WikiCon im Überblick, mit einer kleinen Kurzbeschreibung zum besseren Verständnis, welche Unteraufgaben sich hier jeweils hinter verbergen. Es gibt natürlich jedes Jahr – und in einem Jahr mit Pandemie besonders – spezielle und ungeplante Aufgaben. Die hier vollständig aufgelisteten Arbeitspakete waren bisher der Standard einer jeden WikiCon. Es sind auch Aufgaben abgebildet die fast ausschließlich von WMDE geleistet werden.

Über die Aufteilung der Verantwortungsbereiche möchten wir mit allen Interessierten im Rahmen des Kick-off-Workshops sprechen. Die Aufteilung hängt ja stark von Gruppengröße und Interessenlage ab. Es ist nicht zwingend erforderlich, dass sich für alle Arbeitspakete Freiwillige finden. IHR entscheidet, wo ihr euch einbringen wollt, wir springen ein, wo sich keine interessierte Person findet.

Anmerkungen:

• Das Arbeitspaket „Programm“ lag in den Vorjahren und soll es auch weiterhin, bei Freiwilligen aus der Community. Wikimedia Deutschland (WMDE) hat hier nur organisatorisch unterstützt, die inhaltliche Ausrichtung der WikiCon soll auch weiterhin in der Zuständigkeit der Community liegen.
• Alle Vertragsverhandlungen und -abschlüsse werden von WMDE übernommen.
• Das Arbeitspaket „Budget“ liegt bei WMDE.
• Das Arbeitspaket „Eulenverleihung“ liegt bei der WikiEulenAcademy und wird wie bisher mit Unterstützung der Chapter WMDE, WMAT und WMCH organisiert.
• Ansonsten ist eine WikiCon in den letzten Jahren eine erfolgreiche Gemeinschaftsproduktion gewesen und soll es auch im nächsten Jahr wieder werden. :-) Alle sind herzlich eingeladen an allen Arbeitspaketen mitzuwirken. In den vergangenen Jahren haben Mitarbeitende von Wikimedia Deutschland und Freiwillige aus der Community ein gemeinsames Orga-Team gebildet, in dem die jeweiligen Rollen irrelevant waren. Gemeinsames Ziel war eine erfolgreiche WikiCon, an deren Umsetzung gemeinsam im Team gearbeitet wurde. Das wäre auch der Wunsch für 2021.

Aufgabenpaket	Kurzbeschreibung
Projektkonzept	Zielsetzung der WikiCon Programmatischer Schwerpunkt (besonderer Fokus sei es inhaltlich oder was die Ausrichtung angeht, Beispiel Öffnung nach außen)
Programm	Konzeption und Ausrichtung Call for Papers Zusammenstellung Kommunikation mit Beitragenden Suche nach z. B. Externen für Diskussionsrunden o. ä. Planung Eröffnungs- und Abschlussveranstaltung inkl. Redebeiträgen (Team, Vertretende der Chapter, Externe wie Vertretende der Stadt o. ä.)
Forum des Freien Wissens (nur wenn ein Forum vom Team vorgesehen und in der Location umsetzbar ist)	Aufruf zur Beteiligung Kommunikation mit Interessierten Erfassung und Planung des Platzbedarfs und benötigter Ausstattung (Möbel, Strom, Licht etc.) WMDE: Orga Chapter-Stand als extra Teilarbeitspaket
Rahmenprogramm	z. B. Stadtführungen, Museen, Recherche und Bereitstellung von lokalen Informationen, Kooperationen, Anfrage von vergünstigten oder gratis Angeboten für Teilnehmende (Einlass in Ausstellungen o. ä.) → Schnittstelle zu Programm und Kommunikation
Partnerschaften	z. B. Lokale Gruppen und Institutionen einbinden, Stadtmarketing → Schnittstelle zu Programm, Rahmenprogramm und Kommunikation
Eulenverleihung	Kommunikation und Koordination mit der WikiEulenAcademy/Verantwortlichen für die Verleihung Erfassung von Bedarfen (Technik, Hotel, Räume, HelferInnen, Support)
Teilnahmemanagement	Anmeldetool bereitstellen Förderanträge Reiseplanung Hilfestellung im Vorfeld und vor Ort Namensschilder Kommunikation und Erfassung besonderer Bedarfe (Reise, Hotel, Catering, sonstiges) → Schnittstelle zu Hotel, Location, Logistik und Kommunikation
HelferInnenmanagement	Erfassung von Hilfebedarf HelferInnen-Aufruf auf Projektseite mit Aufgaben, Bedarf und Uhrzeiten Organisation, Auswahl und Zuteilung AnsprechpartnerInnen Koordination vor Ort
Zeitmanagement	Projektzeitplan überwachen Deadlines beachten Produktionszeiträume für Druckprodukte, Buchungszeiträume der Hotels usw. berücksichtigen
Budget	Kostenerfassung und Controlling Veröffentlichung einer vereinfachten Kostenübersicht im Anschluss an die Veranstaltung
Location	Locationsuche Kommunikation mit Verantwortlichen Verträge Rahmenbedingungen Raumplanung → Schnittstelle zu Programm Hygienekonzept Bilder und Beschreibung für Projektseite Ausstattung
Logistik und Technik	Materialbedarf → Schnittstelle zu Programm Transport, Packlisten, Bestellungen und Lieferungen verwalten, Strom, Internet
Remote-Teilnahme	Streaming, Aufzeichnung, Moderation von Onlineteilnahme
Catering	Dienstleistersuche Einholung von Angeboten und Vergabe Kommunikation von besonderen Bedarfen → Schnittstelle Teilnehmendenmanagement Regionale Einbindung. Je nach Umfang und Situation vor Ort → Schnittstelle zu HelferInnenmanagement
Hotel	Hotelsuche, Verträge, Stornofristen → Schnittstelle zu Zeitmanagement Belegungslisten, Kommunikation mit Hotels und Teilnehmenden Bilder und Infos für Projektseite ggf. Shuttle → Schnittstelle zu Logistik
Kommunikation	Kommunikationsplan erstellen (was, wann, auf welchem Kanal und von wem) Projektseite Facebook, Twitter, Instagram, Mailings, Banner etc. Zusammenarbeit mit dem Kommunikationsteam von Wikimedia Deutschland Presse-AnsprechpartnerInnen vor Ort definieren und briefen. (Welche Community-Personen können und wollen zu welchem Thema Auskunft geben.)
(Print-)Material	Programmheft, Aufkleber, Flyer, Plakate o. ä. (Beschaffung von Informationen, Kommunikation zu Grafik und Druckereien, Versand und Verteilung) Erstellung von Raumplänen und Ausschilderung von Laufwegen, Räumen, Hausordnung, WikiCon-Regeln, Programmaushängen etc. Goodies für Teilnehmende Aufmerksamkeiten für (externe) Beitragende und UnterstützerInnen (Location, Stadtmarketing, SpeakerInnen)
Evaluation/Dokumentation	Schnittstelle zum Vorstandsteam bei Wikimedia Deutschland, ab ca. 6 Wochen vor Veranstaltungsdatum: Erstellung der Umfrage auf Basis der Vorjahre Kommunikation zur Community vor Ort, im Anschluss und schließlich Bekanntgabe der Ergebnisse. → Schnittstelle zu Kommunikation und Teilnahmemanagement

Zeitplan

Der Zeitplan soll einen groben Überblick geben, wann welche Themen schwerpunktmäßig bearbeitet werden müssen/sollten. In Pandemiezeiten ist vieles anders, evtl. muss z. B. die Anmeldung später starten als gewöhnlich, weil Reisen im Mai noch nicht gut planbar sind. Die Situation ist dynamisch und wir passen uns bestmöglich an.

12/20		01/21	02/21	03/21	04/21
Umfrage Suche nach interessierten MitstreiterInnen		Eintägiger Kick-off online, per Videocall, an einem Wochenende Zeit- und Projektplan Konzept Location		Location fix Vorbereitung Anmeldung Programm Konzeption Koordination Eulenverleihung FAQ überarbeiten Catering
05/21	06/21	07/21	08/21	09/21	10/21
Start Anmeldung Call for Papers Ansprache Externe Planung Eröffnung u. Abschluss Materialbedarfsermittlung Technik Streaming Transport und Dienstleister		Fertigstellung Programm Printprodukte HelferInnen-Bedarf + Akquise Vorbereitung Feedbackbögen HelferInnen-Einsatzplan Wegeleitsystem Teilnahmeinformationen Belegungslisten Hotel		WikiCon 21* * aus Pandemiegründen früher im Herbst, um mehr Outdoor-Möglichkeiten und bessere Lüftungsbedingungen zu haben Evaluation

Kontakt und Kommunikation

Bitte meldet euch, wenn ihr unterstützen könnt und wollt, egal ob im großen oder kleinen Rahmen einmal per Mail bei Anna: anna.cenicwikimedia.de.

Alle die mitmischen wollen bekommen im nächsten Schritt einen Zugang zu Zulip (Open-Source-Chatsoftware, ähnlich wie Slack), hier kommunizieren wir für alle transparent alle wichtigen To-Dos und den aktuellen Arbeitsstand zu allen Arbeitspaketen.

Offline-Teamtreffen sind zunächst nicht geplant. Mitmachen ist also aus allen Regionen möglich, wir kommunizieren über Zulip (schriftlich) und regelmäßige Videocalls. Die technische Ausstattung zur Teilnahme an Videotelefonaten ist Voraussetzung. Wenn es hier Probleme gibt, meldet euch bei Anna oder communitywikimedia.de, es findet sich zusammen sicher eine Lösung.