Wikipedia:WikiCon-Handbuch/Teilnehmendenkoordination

WikiCon-Handbuch

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Teilnehmendenkoordination

Teilhabe aller Teilnehmender

Eine harmonische und wertschätzende Atmosphäre ist für alle Teilnehmenden von großer Bedeutung. Voraussetzungen hierfür sind unter anderem die barrierefreie Zugänglichkeit der Räumlichkeiten, bei Bedarf das Anbieten einer Kinderbetreuung, Rücksichtnahme auf Geschlechtervielfalt und die Gewährleistung eines störungsfreien Miteinanders. Auch Schriftdolmetschung kann eines der Formate zum Abbau von Barrieren sein. Es bietet sich an, den entsprechenden individuellen Bedarf der Teilnehmenden über das Anmeldeformular zu erfassen und individuelle Konzepte zum Abbau von Barrieren zu erstellen.

In der Vergangenheit hat das Team eine Notfallnummer kommuniziert und teilweise Vertrauenspersonen benannt, an die sich Teilnehmende wenden konnten, wenn sie sich gestört oder belästigt fühlen. Um sich im Zweifel auf die Grundprinzipien des Miteinanders berufen zu können, muss seit 2017 mit der Anmeldung das Einverständnis mit einer Hausordnung erklärt werden. Bei der WikiCon 2022 kam erstmals ein Awareness-Team zum Einsatz. Dieser Einsatz erfordert eine umfangreiche Vorbereitung und Abstimmungen, was bei den Planungen berücksichtigt werden muss.

Viele ehrenamtlich Aktive legen großen Wert auf ihre Anonymität, was respektiert werden sollte. Einige Ehrenamtliche möchten nicht fotografiert oder gefilmt werden. Hier ist eine eindeutige Fotopolicy erforderlich.

Teilnehmendenkommunikation

Empfehlungen zum Umgang mit den Communitys sind im Abschnitt Community-Kommunikation und Projektseiten ausgeführt.

Besonders kurz vor der WikiCon sollte sich das Team auf einige Rückfragen zur Teilnahme einstellen. Zur Beantwortung von E-Mail-Anfragen hat sich in der Vergangenheit ein Ticketsystem als hilfreich erwiesen. Die Software ermöglicht es, E-Mails mittels einer gemeinsamen Oberfläche zu beantworten und die Beantwortung zu dokumentieren.

Eine Woche vor Beginn der WikiCon bietet es sich an, eine Rundmail mit organisatorischen Informationen, wie zur Anreise und Unterbringung, zu verschicken.

Messengerdienste können den Teilnehmenden ermöglichen, sich während der Konferenz innerhalb einer größeren Gruppe auszutauschen oder einen Ort für spontane Treffen zu finden. Das Team sollte berücksichtigen, dass diese Dienste zwar ergänzend nützlich sein können, jedoch nicht geeignet sind, um wichtige Mitteilungen zu versenden, die alle erreichen sollen.

Anmeldung

Ein guter Zeitpunkt zum Start der Anmeldung ist drei Monate vor der Konferenz. Registrierungen bis zum spätest möglichen Zeitpunkt und, sofern möglich, auch noch während der WikiCon zu ermöglichen, hat sich etabliert. In den Jahren 2021 und 2022 war dies aus pandemischen Rahmenbedingungen (starke Beschränkung der Teilnehmendenzahl) nicht möglich.

In den Jahren bis 2017 gab es einen Unkostenbeitrag von 20 Euro. Es handelte sich hierbei um einen symbolischen Beitrag sowie um eine Schutzgebühr für die Cateringaufwendungen. Bei der WikiCon in St. Gallen – außerhalb des Euroraums – war ein Eintrittsgeld aus steuerrechtlichen Gründen nicht möglich. Seit 2019 verzichtet Wikimedia Deutschland auf die Erhebung eines derartigen Beitrags, da der personelle Aufwand zur Abrechnung erheblich ist und die Einnahmen hierzu in keinem sinnvollen Verhältnis stehen.

Die Anmeldung erfolgt stets über ein Formular, dabei sollten folgende Daten abgefragt werden:

• E-Mail-Adresse
• Name für Namensschild
• Teilnahmezeitraum
• Rolle (Teilnehmerin, Helfer, Referentin, Vertreter eines Wikimedia-Vereins)
• gewünschter Umfang der Förderung (inkl. Hotelbuchung) – hierbei ist die Angabe des Klarnamens erforderlich
• Lebensmittelunverträglichkeiten und Essensgewohnheiten; sowie voraussichtliche Anwesenheit bei welchen Essensausgaben
• Unterstützung beim Abbau von Barrieren sowie benötigte Kinderbetreuung
• Fotopräferenz
• Zustimmung zu Datenschutzbestimmungen und Hausordnung.

Zur späteren Auswertung hilft die Abfrage, wie die Teilnehmenden auf die WikiCon aufmerksam geworden sind. Dies ist hilfreich, um die Effektivität der einzelnen Bewerbungsmaßnahmen zu überprüfen, kann aber auch anschließend über die Evaluationsumfrage abgewickelt werden. Ferner ist für Wikimedia Deutschland ist die Anzahl der teilnehmenden Vereinsmitglieder von Interesse.

Im Anmeldeformular ist aufgrund der Datenschutz-Grundverordnung eine entsprechende Datenschutzerklärung einzubinden, die Verantwortung für dieses Thema liegt bei den Wikimedia-Vereinen. Im Hinblick auf Datensparsamkeit sollte immer überprüft werden, welche Daten tatsächlich erhoben werden müssen. Zudem muss geprüft werden, wer tatsächlich Zugang zu welchen Daten benötigt. Es stehen Vorlagen auf Basis der Vorjahre für das Anmeldeformular zur Verfügung.

Seit 2021 wird der Wunsch nach Übernahme von Kosten direkt über das Anmeldeformular abgefragt und erfasst. Die Wikimedia-Vereine verarbeiten diese Informationen entsprechend weiter und eine separate Anfragen von Kostenübernahmen ist nicht mehr erforderlich.

Hier findet sich beispielsweise das Anmeldeformular der WikiCon 2017.

Hausordnuung

Die WikiCon ist grundsätzlich offen für alle. Es wird ein respektvoller Umgang miteinander erwartet – egal ob gegenüber ehrenamtlich Aktiven, den hauptamtlichen Mitarbeitenden der Wikimedia-Vereine oder den weiteren Gästen der Veranstaltung. Damit Offenheit und Inklusivität erreicht werden können, benötigt es einen guten gemeinsamen Umgang während der Veranstaltung. Das gelingt meistens sehr gut. Falls es jedoch einmal nicht klappt, sind Regeln eine gute Grundlage, um Konflikte zu lösen. Diese werden im Rahmen der Hausordnung geregelt.

In der Hausordnung müssen die folgenden Punkte sichergestellt werden:

• Definition des Geltungsbereichs
• Berücksichtigung der grundlegenden Regelungen des Universal Code of Conducts
• klare Definition von Verhaltensregeln unter Verzicht auf Formulierung von Bitten wie z. B. „Bitte verzichte auf das Mitbringen von Alkohol.“ oder vergleichbarem
• Fotopolicy und weitere Bestimmungen müssen realistisch und praxistauglich formuliert werden
• Berücksichtigung von gesetzlichen Regelungen von Jugendschutz und epi- und pandemischen Verordnungen und Gesetzen
• Inkludierung der Regelungen von Hausordnungen der Veranstaltungsorte
• Definition von Unterstützung und Hilfe in kritischen Fällen
• getroffene Regelungen dürften sich inhaltlich und funktionslogisch nicht widersprechen
• alle Regelungen müssen in einem zentralen Dokument zu finden sein, welchem im Rahmen der Anmeldung von allen Teilnehmenden zugestimmt werden muss.

Im Rahmen der Vorbereitungen der WikiCon 2023 wird eine überarbeitete Version der Hausordnung erstellt, welche fortan als Basis für zukünftige Jahre verwendet werden kann und soll.

Förderung

In den letzten Jahren hat sich etabliert, dass Teilnehmende beim WIkimedia-Verein ihres Hauptwohnsitzes (Wikimedia Deutschland zuständig für Deutschland, Wikimedia Österreich zuständig für Österreich und Südtirol, Wikimedia CH zuständig für Schweiz und Liechtenstein) einen Antrag auf Erstattung von Reisekosten stellen können. Die Förderbedingungen der Vereine können je nach Budget jährlich variieren.

Seit 2021 haben die Wikimedia-Vereine die Anfrage von Kostenübernahmen direkt in das Anmeldeformular implementiert. Dort kann die Anfrage der Übernahme von Fahrt- und Übernachtungskosten vollständig abgewickelt werden. Üblicherweise können die Kosten einer Bahnfahrt 2. Klasse im Flexpreis/Normalpreis (anderweitige Reisemittel auf Grundlage von Begründung) sowie eine Übernachtung im Einzelzimmer übernommen werden. Bis 2019 war die Unterbringung in Doppelzimmern Standard, für die Nutzung eines Einzelzimmers wurde in der Regel ein Zuschlag auf Selbstzahlerbasis erhoben. 2021 und 2022 wurden aufgrund der pandemischen Situation standardmäßig Einzelzimmer angeboten und die Buchung von Doppelzimmern erfolgte lediglich für gemeinsame Haushalte.

Anmerkungen und Verweise

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