Wikipedia:WikiCon 2012/Lessons learned

WikiCon 2012

Aktuell

Ort

Programm

Anmeldung

Anreise

Übernachtung Verpflegung

FAQ

Gelerntes

Diese Seite ist die Fortsetzung von Wikipedia:WikiCon 2011/Lessons learned. Sie ist als Hilfestellung für die Organisatoren der nächsten WikiCon gedacht.

Kommunikation

im Vorfeld

• vollständig transparente Planung in öffentlichem Wiki hat sich bewährt
• interne Kommunikation über Mailingliste
• rechtzeitigen Verschicken von Traktanden/TOP im Vorfeld durchaus sinnvoll

vor Ort

• Walkie-Talkies helfen ungemein
• Möglichkeit, asynchron Nachrichten an die Helfer zu schicken, hat gefehlt
• Notfallhandys und Kontakteliste sind eine tolle Sache. Wurde irgendjemand von extern angerufen?

Kosten

Teilnahmebeitrag

• sollte einheitlich sein, Vorschlag WMDE: 30 EUR pro Wochenende

Banner

• die Klickrate auf die Banner ist immens - immer auf Wikipedia-Seiten verlinken, nicht direkt auf eine externe Webseite - Last wird zu gross, Seite geht offline.
• Links deutlich sichtbar machen oder gesamten Text als Link - die Wikipedia-CSS verstecken die unterstrichenen Links. Was man im Test einwandfrei sieht, ist hinterher nicht mehr sichtbar und die Besucher sehen die Links nicht.

Unterkünfte

Terminplanung & Terminkollision

• Frühzeitig abklären, ob zeitgleich noch andere (Groß-)Veranstaltungen in der Region stattfinden, da ansonsten Buchungslage kritisch ist

Programm

Call for Papers

• man braucht sehr viel Zeit für einen CfP, die Beiträge brauchen lange bis sie beikommen
• sobald der CfP vorbei ist kommen bis ca. 1 Monat später ständig neue Beiträge nach
• gut ist es, wenn der CfP nach der Wikimania oder ähnlichen real-life-Events endet, da man dort oft noch angesprochen wird

Programmheft

• der Druck eines Programmheftes dauert ca. 14 Tage - dh. das Programm muss frühzeitig fertig sein
• die Produktion den Programmheftes (Druckdatenerstellung) dauert mind. drei Tage intensive Arbeit
• bei den Detailbeschreibungen der Vorträge/Referenten sollten ebenfalls die Uhrzeiten erwähnen werden.
• der Druck eines Programmheftes ist sehr teuer (1,25 EUR bei 36 Seiten) - evtl. sollte man nur die kleine Broschüre für das Namensschild drucken

Podiumsdiskussion

• Bildfilter-Podi in Nürnberg kam teilweise besser an, weil konkretes Thema

Schlusserklärung

• die Idee kam (bei einigen) gut an und ist bei anderen Konferenzen teilweise üblich
• von vornherein einplanen - kam jetzt etwas zu kurz, manche haben es trotz Twitter / Open Space Session / Ansprache / Projektion im Foyer nicht rechtzeitig mitbekommen

Unconference

• statt Open Space wurde ein "richtiges" Barcamp gewünscht

Technik

• Dafür dass WPA Enterprise unter XP ein ziemlicher Krampf ist, gab es erstaunlich wenig Beschwerden. Vielleicht hat die Anleitung auf den Sticks ja doch etwas gebracht. Zusätzlich zu Linux und Windows hätten wir dort auch noch die Sache mit dem Masterpasswort für Android erwähnen sollen.
• von Raymond "gehackte" Twitterwall [1] hat Probleme mit kleinen Auflösungen, dafür war er super schnell beim Ändern von Nürnberg auf Dornbirn

Räumlichkeiten

• Ein Generalschlüssel reicht nicht, wenn nicht anders geht, dann nur mit Funkgeräten.
• Gepäckraum sollte relativ nah bei der Anmeldung sein.
• ein Raum für Gespräche hat gefehlt, wie es ihn beispielsweise 2011 mit dem Diddl-Club gab. Vielleicht hat das aber auch mangels Transportmöglichkeit für die Sitzsäcke vom WM nicht geklappt?

Anmeldung

Im Vorfeld

Als Software wurde CiviCRM eingesetzt, das Wikimedia Österreich bereits zuvor nutzte, um seine Buchhaltung, Mitglieder, Kontakte etc. zu verwalten. Der Event-Anmeldungsteil der Software ist jedoch nicht so prickelnd. In Nürnberg wurde Amiando genutzt, aus dem man die ausgefüllten Anmeldungen als xls/csv-Datei exportieren konnte. Diese Daten wurden als GoogleDoc weiterverarbeitet. In Lüneburg wurde ein Formular genutzt, das mit Mad4Joomla erzeugt worden war.

Vor Ort

• Text auf Namenschildern muss auch aus größerer Entfernung lesbar sein
• Ein oder zwei öffentlich zugängliche Computer mit Internetanschluss wie in Lüneburg wären schön gewesen
• Handyladestation oder zumindest eine Mehrfachsteckdose dafür parat haben
• Denkbar wäre auch, Namensschilder, Quittungen etc. direkt beim Einchecken zu drucken (mit entsprechender Hard- und Software)
  • Labeldrucker?
• Wenn schon Namensschilder nachträglich von Hand geschrieben werden, dann bitte mit Edding!
• Perfekt und luxuriös wäre ein Würfel mit einem i, der von der Decke hängt (Beispiel)

Statistik

• angemeldet hatten sich bis zum 31.08. 200 Personen
• 32 dieser angemeldeten Personen sind nicht gekommen (16% bezogen auf

Voranmeldungen)

• effektiv haben 212 Personen teilgenommen
  • 5 Personen nur Freitag
  • 11 Personen nur Samstag
  • 1 Person nur Sonntag
  • dh. 195 Personen waren das gesamte Wochenende anwesend (92%)
• dh. wir haben 44 Personen noch spontan lukrieren können (22% bezogen

auf Vor-Anmeldungen)

Anwesende kamen aus (sortiert nach Teilnehmerzahlen): Deutschland, Österreich, der Schweiz, Liechtenstein, den Niederlanden, Italien (Südtirol), Luxembourg. Genaue Zahlen sind hier nicht mehr möglich da diese Daten nur von den Vor-Anmeldungen vorliegen.

• 94 Hotelübernachtungen (38%, 36 Doppelzimmer (15%), 58 Einzelzimmer (23%))
• 46 Turnsaalübernachtungen (19%)
• 108 ohne Übernachtung (43%)

Teilnehmerumfrage

• meta:File:WikiCon_2012_Zusammenfassung_Teilnehmerumfrage.pdf