Wikipedia:WikiCon 2011/Lessons learned

WikiCon 2011

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Gelerntes

Analog zu Wikipedia:Skillshare/Lessons learned sollen hier Dinge gesammelt werden, die man im Laufe der Organisation und Durchführung der Veranstaltung gelernt hat, damit die Organisatoren einer vergleichbaren Veranstaltung darauf zurückgreifen können. Die hier aufgelisteten Punkte zeigen sowohl Dinge, die sich bewährt haben, als auch jene, die eben gefehlt haben.

Ein ebenfalls lesenswertes Dokument hierzu findet sich unter meta:Wikimedia Conference 2011/Feedback sowie unter Wikipedia:WikiCon 2012/Lessons learned

Vorbereitung der Veranstaltung

• Zwischen erster Idee und der Veranstaltung sollten mindestens sechs bis neun Monate liegen
• Einbinden der gesamten Community in den kompletten Prozess (Programm, Logo, Helfer etc.)

Anmeldung

• Geeignetes, nutzerfreundliches und den Anforderungen angemessenes Tool für die Anmeldung finden.Es wurde Amiando genutzt, aus dem man die ausgefüllten Anmeldungen als xls/csv-Datei exportieren und weiterverarbeiten konnte. Ein Manko bei dieser Software ist, dass das Einfügen und nachträgliche Verändern von Feldern relativ umständlich ist. Trotz kostenloser Nutzung hat der Dienst AGBs, die im Vorfeld der WikiCon zu kritischen Nachfragen einiger Benutzer bezüglich Datenschutz etc. führten. Abgesehen davon war es aber schnell in Betrieb genommen und bot eine brauchbare Struktur (wenn sie nicht gerade verändert werden musste).
• Das Formular sollte "idiotensicher" gestaltet sein und im Zweifelsfall lieber eine Erklärung zu viel geben + eine Info zu viel abfragen
• Falls noch andere Parallelveranstaltungen stattfinden (Fotoworkshop, Vorstandstagung etc.): Vorher Frage nach Finanzierung klären

Bewerbung

• Rechtzeitig beginnen und in verschiedensten Portalen werben
• Vorteile persönlicher Multiplikatoren nutzen (Logo auf Benutzerseite von bereits Angemeldeten)
• Weiterhin: Sitenotice, "Aktuelles" Kategorie auf WP Startseite, Stammtische, Projektseiten anderer Wikimedia Projekte, Mailinglisten, Kurier, Pressemitteilungen, TN vergangener Veranstaltungen persönlich ansprechen, Vereinsblogs, Twitter, Facebook, G+
• In mindestens drei Wellen für Veranstaltung trommeln (Beginn der Anmeldung, zur Hälte und kurz vor Schluss)
• Social Media (Twitter, FB, Blog) nutzen um konstant im Vorfeld der Veranstaltung über Fortschritte zu informieren. Inputlevel hochhalten und Zugang aller Orga-Leute ermöglichen

Kommunikation

• Innerhalb der Kern Orga sollte es klar Aufgabenteilung und Verantwortlichkeiten geben. Mögliche Bereiche sind Veranstaltungsort, Catering, Teilnehmerverwaltung, Übernachtung, Programmplanung, Kinderbetreuung, Welcome Desk/Tagungsbüro, Chef of Orga (der nichts außer Orga der Orga macht). Denkbar ist, für jeden Bereich einen Hauptverantwortlichen und einen Stellvertreter zu benennen.
• Auf konsequente Wiki-Nutzung (Planungswiki) achten
• Wiki sinnvoll & übersichtlich strukturieren
• Verantwortlichkeiten einhalten und bei Nicht-Erfüllbarkeit rechtzeitig um Hilfe bitten bzw. Aufgabe abgeben
• Frühzeitige und regelmäßige Real-Life-Treffen durchführen, um den aktuellen Stand zu prüfen und Leute zum Weitermachen zu motivieren
• Auf Einhalten von Deadlines achten

Programmplanung

• Gedanken über Zielgruppe machen -- evtl. auch Angebote für "Newbies" machen
• Qualität der Beiträge sicher stellen, evtl. durch Peer Review, längere Abstracts. Unsicheren Referenten jemand Erfahrenes zur Seite stellen (Stichwort "Befähigung")
• Grafische Raumpläne frühzeitig bekommen und für Planung einsetzen
• Programm großformatig an vielen, zentralen Punkten platzieren
• Pausen mit einplanen (nicht zu kurz!), Mut zur Lücke und Auslassungen im Programm, Möglichkeiten für spontane Sessions (Open Space) schaffen

Feedback

• Digitalisiertes Feedback Formular (ganz einfach z.B. via Google Docs --> Form) hat sich bewährt: Guter Rücklauf, schnelle & unkomplizierte Auswertung, wenig Aufwand beim Verteilen und Ausfüllen
• Fragebogen sollte vor Veranstaltung fertig sein und in Ruhe und "einem Rutsch" erstellt werden. Fragen im Nachhinein löschen, verschieben oder hinzufügen, macht die Auswertung kompliziert.
• Link zum Fragebogen gut bewerben und verteilen (Ankündigung vor großen Sessions, Plakate, Hinweis in Abschlussmail, per Short-URL)

Tagungsräume

• (Bestehende) Kooperationen nutzen!
• Frühzeitig technische Fragen klären (Raumpläne, WLAN Verfügbarkeit, anderes techn. Equipment, Schließzeiten verhandeln, Notfallansprechpartner haben, ausreichend Schlüssel für alle Räume haben)
• Auf sinnvolle Platzierung des Orga-Büros achten, Trennung von Orga- und Tagungsbüro; Hilfreich war ein separater Raum, zu dem nur die Organisatoren Zugang haben und sich dorthin zurückziehen können.
• Lounge-Bereich zum Socializen mit Versorgung und Sitzmöglichkeit

Helferkoordination

• Frühzeitig damit beginnen, Helfer zu gewinnen und sinnvoll für verschiedene Bereiche einsetzen
• Schichtpläne und vorheriges Meeting, bei dem die Bedeutsamkeit, aber auch Verantwortung von Helferjobs thematisiert wird, sollten Zuverlässigkeit erhöhen
• Helfer deutlich kennzeichnen
• Für Vernetzung untereinander sorgen (Listen mit Zuständigkeiten & Handynummern)
• Klare Absprachen über Rechte und Pflichten einzelner Helfergruppen (wer hat Zugang zu welchen Räumen, Informationen etc.)
• Anreize zum Mithelfen schaffen (Bspw.: Erlassen des TN-Beitrags, unique Geschenk am Ende, Mglk. geben selber Inhalte mitzunehmen, Würdigung durch andere Freiwillige, Vorstand)

Unterkunft

• Idealerweis ist Unterkunft in direkter Nähe des Tagungsortes, oder zumindest bis spät mit ÖPNV erreichbar
• TN die Mglk. geben gegen Aufpreis ein Einzelzimmer zu buchen

Catering

• eine nicht zu raffinierte, eher bodenständige und satt machende Küche wird von den meisten bevorzugt
• es sollte vorher klar sein, was genau der Caterer übernimmt, auch personell (Buffett-Betreuung, Aufräumen von Besteck) für die Budgetplanung
• neben Mittag- und Abendessen, sollten Kaffee, Tee, Süßes und Obst den ganzen Tag über verfügbar sein
• Bier und evtl. Sekt braucht man erst abends - auch das mit Caterer vorher besprechen
• wichtig: Auf Trennung und Kennzeichnung des Essens achten, mindestens in "mit Fleisch" (ideal welche Sorte Fleisch), "vegetarisch" und "vegan" - diese drei Sachen sollten angeboten werden
• kleine Flaschen, die man auch ohne Glas konsumieren kann, sind von Vorteil
• falls es konkurrierende Gastronomie im Veranstaltungsgebäude gibt: vorher Kontakt und Lösung suchen!
• sicher gehen, dass es bei jedem Wetter genügend Platz zum Essen gibt

Kinderbetreuung

• Unbedingt wieder anbieten und das vorher explizit bewerben um Bekanntheit und Akzeptanz zu erhöhen
• Eigenes Zimmer nach Möglichkeit mit Spielzeug und kindgerecht eingeräumt
• Verantwortliche_r für die Betreuung kann vorher Kontakt mit den Eltern aufnehmen
• Auf verschiedene Altersgruppen vorbereitet sein und flexibel mit Wetter umgehen

Logistik

• Frühzeitig (mindestens zwei Wochen vor der Veranstaltung) Packliste erstellen und prüfen, welche Dinge aus dem Büro organisiert werden können
• Drucker für Ausdrucke vor Ort muss sein (Zugtickets, Schilder, Vortragsnotizen etc.)
• Namensschilder: Doppelseitig bedruckt und GROß genug
• Bei der Ausgabe darauf achten, die Namensschilder nicht einfach auszubreiten, sondern in einem Karteikasten mit alphabetischen Registern einsortieren.
• Für kostengünstigen Material- und Personentransport bietet sich ein Mietwagen (Sprinter) an. Der kann auch vor Ort von Vorteil sein.

Dokumentation

• Gezielt und im Vorfeld klären in welcher Art und Weise das passieren soll und freiwillige Unterstützer ansprechen
• Unterscheiden zwischen: "Atmosphärischen" Berichten und "nüchternen" Zusammenfassungen der Session (BEIDES wichtig)
• Geeignete Plattform finden: Etherpad, Blog, Twitter, Facebook?

Netzwerk/Internet

• Ein Experte vom Veranstaltungsort ist unverzichtbar, ebenso wie seine Handynummer.
• Konfiguration von WLAN-Routern sollte in einem eigenen Kämmerle abseits vom restlichen Orgatrubel stattfinden.
• Ausgedruckte Raumpläne mit entsprechenden Markierungen helfen nach der Veranstaltung dabei, die verteilten Router auch wieder zu finden.
• Für eine Twitterwall eignet sich bei wackeliger Internetverbindung ein Dienst, der nicht die ganze Seite neu lädt, sondern nur oben die neuen Tweets lädt.
• mehr als 10 MBit/s werden nicht benötigt
• der Verein hat eine Kiste mit WLAN-Equipment
• Router von LinkSys können keine Subnetzmasken größer als 255.255.255.0
  • da die Router im Prinzip jedoch nur als Bridge genutzt werden, ist das kein Problem
  • nur für den Konfigurationszugriff auf den Router muss am Notebook manuell die korrekte Subnetzmaske eingestellt werden (bei Bedarf)
• immer schön https benutzen, auch in verschlüsselten Netzen